Centralny Rejestr Umów w szkole i przedszkolu
– nowe obowiązki kierownika jednostki

Szkolenie kompleksowo omawia zasady funkcjonowania Centralnego Rejestru Umów JSFP w szkołach i przedszkolach, ze szczególnym uwzględnieniem obowiązków dyrektora, zasad kwalifikowania umów, terminów oraz prawidłowego wprowadzania i aktualizowania danych. Zajęcia mają przede wszystkim praktyczny charakter i pozwalają uporządkować procedury związane z obsługą CRU.

Adresaci: Szkolenie skierowane jest do dyrektorów szkół i przedszkoli, pracowników administracyjnych i księgowych, pracowników sekretariatów, pracowników CUW oraz osób odpowiedzialnych za zawieranie, ewidencjonowanie i obsługę umów w jednostkach oświatowych.

Cele główne szkolenia:

• poznanie zasad funkcjonowania Centralnego Rejestru Umów JSFP
• określenie, które umowy podlegają wpisowi do CRU,
• prawidłowe ustalanie wartości umów
• poznanie zasad wprowadzania i aktualizowania danyc
• określenie zakresu odpowiedzialności dyrektora i pracowników
• uporządkowanie współpracy szkoły/przedszkola z CUW,
• poznanie zasad ochrony danych i ograniczenia jawności informacji
• wyjaśnienie najczęstszych problemów i wątpliwości praktycznych

Program szkolenia:

1. Centralny Rejestr Umów – co zmieniło się od 1 lipca 2026 r.?

• czym jest Centralny Rejestr Umów JSFP,
• dlaczego obowiązek obejmuje szkoły i przedszkola,
• podstawy prawne funkcjonowania CRU,
• odpowiedzialność kierownika jednostki,
• najważniejsze terminy i obowiązki wynikające z nowych przepisów.

2. Czy każdą umowę szkoły lub przedszkola trzeba zgłaszać do CRU?

• które umowy podlegają obowiązkowi,
• znaczenie pojęcia „zamówienie” z Prawa zamówień publicznych,
• umowa w formie pisemnej, dokumentowej i elektronicznej,
• umowy zawierane na rzecz jednostki,
• umowy, których nie należy ujmować w CRU,
• najczęstsze wątpliwości dotyczące kwalifikowania umów.

3. Umowy typowe dla szkoły i przedszkola a obowiązek wpisu do CRU

Praktyczna analiza m.in.:

• usług sprzątania,
• dostaw żywności i cateringu,
• zakupu materiałów i wyposażenia,
• usług informatycznych,
• konserwacji i napraw,
• usług związanych z organizacją zajęć,
• umów dotyczących energii, mediów i telekomunikacji,
• umów z wykonawcami i usługodawcami.

4. Jak ustalić wartość umowy na potrzeby CRU?

• co oznacza „wartość umowy”,
• wartość całkowita umowy,
• umowy zawierane na czas nieokreślony,
• okres pierwszych 48 miesięcy,
• opcje, wznowienia i przedłużenia,
• wartość bez VAT,
• co zrobić, gdy umowa nie określa wartości.

Rozporządzenie szczegółowo określa sposób ustalania wartości umowy i m.in. wskazuje, że przy umowie na czas nieokreślony uwzględnia się wartość za pierwsze 48 miesięcy.

5. Jakie informacje o umowie trzeba wprowadzić?

• numer umowy,
• data zawarcia,
• okres obowiązywania,
• strony umowy,
• przedmiot umowy,
• wartość umowy,
• informacja o finansowaniu ze środków wskazanych w ustawie,
• status umowy,
• informacje dotyczące zakończenia obowiązywania umowy,
• dane dotyczące podstawy prawnej wyłączenia informacji z jawności – jeżeli wystąpi,
• informacje wymagane przy aktualizacji danych.

6. Kto odpowiada za CRU w szkole i przedszkolu?

• odpowiedzialność dyrektora jako kierownika jednostki,
• możliwość organizacyjnego podziału zadań między pracowników,
• osoba przygotowująca dane a osoba publikująca informacje,
• współpraca dyrektora, księgowości, sekretariatu i CUW,
• jak zorganizować obieg informacji o zawieranych umowach.

Rozporządzenie przewiduje różne rodzaje uprawnień użytkowników systemu, w tym związane z wprowadzaniem, publikowaniem i aktualizowaniem informacji.

7. CRU a CUW – kto powinien wprowadzać informacje?

• szkoła lub przedszkole jako jednostka obsługiwana,
• CUW jako jednostka wykonująca obsługę,
• podział odpowiedzialności pomiędzy dyrektora jednostki i CUW,
• kto powinien posiadać dostęp do systemu,
• czy pracownik CUW może technicznie wykonywać czynności w CRU za szkołę lub przedszkole,
• odpowiedzialność dyrektora mimo powierzenia czynności pracownikowi.

8. Umowa zmieniona, rozwiązana albo zakończona – co zrobić w CRU?

• aktualizacja danych,
• zmiana wartości umowy,
• aneks do umowy,
• wcześniejsze rozwiązanie umowy,
• wygaśnięcie umowy,
• zmiana wykonawcy,
• korekta błędnie wprowadzonej informacji,
• wskazanie przyczyny aktualizacji.

9. Dane wykonawcy w CRU – na co zwrócić uwagę?

• przedsiębiorca,
• osoba fizyczna,
• podmiot nieposiadający REGON,
• dane wymagane dla polskich i zagranicznych podmiotów,
• zakres danych, które należy wprowadzić,
• ochrona danych osobowych a jawność informacji o umowach.

10. Umowy a dane chronione – czego nie publikować?

• informacje podlegające ochronie,
• tajemnica przedsiębiorstwa,
• dane osobowe,
• sytuacje, w których informacja nie jest zamieszczana,
• obowiązek wskazania podstawy prawnej ograniczenia jawności,
• najczęstsze błędy polegające na nadmiernym utajnianiu danych.

11. Organizacja CRU w szkole lub przedszkolu – jak zrobić to prawidłowo?

• procedura wewnętrzna,
• rejestr zawieranych umów,
• obieg informacji między dyrektorem, sekretariatem, księgowością i CUW,
• kontrola kompletności danych,
• terminy przekazywania informacji,
• podział odpowiedzialności,
• dokumentowanie wykonania obowiązku.

12. Najczęstsze problemy i przypadki praktyczne

Analiza konkretnych przykładów:

• „Czy tę umowę trzeba wpisać do CRU?”
• „Kto ma ją zgłosić, jeżeli szkoła korzysta z CUW?”
• „Co zrobić, gdy dyrektor podpisał umowę, ale pracownik nie przekazał jej do CRU?”
• „Czy aneks trzeba wprowadzić jako nową umowę?”
• „Co zrobić z umową zawartą na czas nieokreślony?”
• „Czy trzeba wpisywać umowy zawarte przed 1 lipca 2026 r.?”
• „Jak postąpić, gdy umowa nie określa swojej wartości?”
• „Czy można powierzyć pracownikowi techniczne wprowadzanie danych, jeżeli odpowiedzialność ustawowa pozostaje po stronie dyrektora?”